Ik heb dit verhaal al zo vaak verteld, dat ik er maar een artikeltje aan wijd.
Wat gebeurt er nou precies als iemand (A) een mailtje verstuurt naar jou (B)? Ik noem de mensen in dit verhaal Alice en Bob. Gewoon om ze beter uit elkaar te houden. Alice stuurt een mailtje naar Bob.

1. Alice typt een mailtje in haar e-mailclient Outlook en richt dit mailtje aan Bob.
2. De mailserver van Alice (Exchange) vraagt aan de DNS-servers van de internetprovider van Bob waar het mailtje moet worden bezorgd. Dit gebeurt aan de hand van een zogenaamd MX (mail exchange) record in de DNS van de provider van Bob. Dat kan er op twee manieren uitzien:

VOORBEELD 1. kpn:

kpn.com internet address = 145.7.192.133
kpn.com MX preference = 50, mail exchanger = mx.kpn.com
kpn.com
primary name server = dns.kpn.com
responsible mail addr = postmaster.kpn.com
serial = 2008090302
refresh = 3600 (1 hour)
retry = 1800 (30 mins)
expire = 172800 (2 days)
default TTL = 3600 (1 hour)
kpn.com nameserver = ns2.kpn.net
kpn.com nameserver = dns.kpn.com
mx.kpn.com internet address = 145.7.191.6
dns.kpn.com internet address = 145.7.191.35
ns2.kpn.net internet address = 194.151.228.50

VOORBEELD 2. De Boekerij:

boekerij.nl nameserver = ns.interconnect.nl
boekerij.nl MX preference = 10, mail exchanger = etrn.interconnect.nl
boekerij.nl
primary name server = ns.interconnect.nl
responsible mail addr = postmaster.interconnect.nl
serial = 2007081707
refresh = 28800 (8 hours)
retry = 7200 (2 hours)
expire = 604800 (7 days)
default TTL = 86400 (1 day)
boekerij.nl MX preference = 3, mail exchanger = poortw8r.boekerij.nl
boekerij.nl nameserver = ns2.interconnect.nl
boekerij.nl MX preference = 1000, mail exchanger = fallback.interconnect.nl
ns2.interconnect.nl internet address = 212.83.192.6
fallback.interconnect.nl internet address = 212.83.218.4
etrn.interconnect.nl internet address = 212.83.192.32
poortw8r.boekerij.nl internet address = 213.207.119.34
ns.interconnect.nl internet address = 212.83.192.5

Voorbeeld 1 laat zien dat kpn.com slechts één MX-record heeft. De post kan dus maar op één punt worden bezorgd en als de mailserver die daarachter zit om wat voor reden dan ook niet bereikbaar is, dan komt de mail van Alice als onbezorgbaar terug middels een Non Delivery Report, een NDR.

De Boekerij (voorbeeld 2) heeft drie MX-records. De mailserver van Alice zal als eerste de MX-host met het laagste nummer (nummer 3, de hoogste prioriteit) proberen. Mocht die, om wat voor reden dan ook, onbereikbaar zijn (server tijdelijk uit de lucht, verbinding tijdelijk weggevallen), dan wordt het mailtje van Alice bezorgd bij de server met een lagere prioriteit (nummer 10 of nummer 1000). Voor de nummering van MX-hosts zijn overigens geen regels; enkel: hoe lager het nummer, des te hoger de prioriteit.

Mocht het mailtje van Alice niet bezorgd kunnen worden op MX3, dan komt het op MX10 terecht. De server van de provider van Bob zal proberen om het mailtje alsnog bij MX3 te bezorgen. Mocht dit niet lukken binnen 24 uur, dan ontvangt Alice een waarschuwingsbericht dat het bericht vertraagd is. In dat bericht staat letterlijk de tekst “THIS IS A WARNING ONLY. YOU DO NOT NEED TO RESEND THE MESSAGE”. Pas als het de server van de provider na 48 uur niet gelukt is het bericht te bezorgen, stuurt (de provider) Alice een NDR en geeft daarbij eventueel aanvullende informatie over het hoe en waarom het bericht niet bezorgd heeft kunnen worden. Deze NDR is van belang voor de systeembeheerder van Bob (of Alice), als ze willen uitzoeken wat er misgegaan is en waar. Aangezien de mail van Alice naar Bob niet vlekkeloos werkt, is het handig om een papieren exemplaar van de NDR (per fax) op te vragen bij Alice, zodat Bob deze naar zijn systeembeheerder kan sturen.

Mocht jouw DNS-informatie maar één MX-host bevatten, vraag je (domein)provider dan naar de dienst ETRN-fallback. Heeft je provider deze dienst niet, verhuis je domein dan naar een goede provider die deze dienst wèl biedt.

Let op, dat Alice geen lees- of ontvangstbevestiging krijgt, tenzij ze daarom expliciet heeft gevraagd bij het verzenden van het bericht. Het hangt vervolgens van de mailserver (Exchange) van Bob af en van zijn e-mailclient (Outlook) of die bevestiging ook daadwerkelijk wordt verzonden.

Bij e-mail geldt dus: geen bericht, goed bericht. Er zijn geen garanties dat je mail is aangekomen, maar als het misgaat, dan hoor je het altijd. Er bestaat sowieso geen garantie dat degene aan wie je je bericht hebt verstuurd het ook daadwerkelijk (zelf) geopend, gelezen, laat staan begrepen heeft. Zelfs niet als je er een lees-/ontvangsbevestiging van hebt ontvangen. Onthoud dat.

Lees meer over e-mail op de onderstaande link naar Wikipedia:
E-mail – Wikipedia